Contoh KOMPETENSI DAN EVALUASI INTERNAL AUDITOR ISO

Mengacu kepada ISO 19011:2011

Kepercayaan dan keandalan dalam proses audit tergantung pada kompetensi personel yang melaksanakan audit. Kompetensi ini didasarkan pada peragaan dari :

-    Kepribadian, seorang auditor sebaiknya :

a)      etis yaitu adil, menyatakan yang sebenarnya, tulus, jujur serta bijaksana;

b)      terbuka yaitu mau mempertimbangkan pandangan atau ide-ide alternatif;

c)       diplomatis yaitu bijaksana dalam menghadapi orang lain;

d)      suka memperhatikan yaitu secara aktif menyadari kegiatan dan lingkungan fisik yang ada di sekitarnya;

e)      cepat mengerti yaitu secara naluriah menyadari dan mampu memahami situasi;

f)       luwes (versatile) yaitu selalu siap menyesuaikan diri untuk situasi yang berbeda;

g)      tangguh yaitu teguh, fokus pada pencapaian tujuan;

h)      tegas yaitu menghasilkan kesimpulan dengan tepat waktu berdasarkan alasan dan analisis yang logis;

i)        percaya diri yaitu bertindak dan berfungsi secara independen ketika berinteraksi dengan orang lain secara efektif.

-    Kemampuan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh melalui pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan auditor, dan pengalaman audit.

Berdasarkan hal tersebut kompetensi untuk internal auditor PT X ditentukan dengan parameter-parameter :

1.       Pendidikan

2.       Pengalaman kerja* 

3.       Pelatihan auditor**

4.       Pengalaman audit***

Note:

* dalam bisnis core yang sama atau dalam bidang QMS (Quality Management System)

**telah mendapatkan pelatihan internal audit dari lembaga pelatihan independen

***telah mengikuti internal audit sebagai observer

Pengelompokan kualifikasi untuk tiap parameter adalah sebagai berikut :

No	Parameter	Kualifikasi
1	Pendidikan	S1	D3
2	Pengalaman kerja	> 5 thn	2 - 5 thn
3	Pengalaman audit	4 - 6x	3x

Kualifikasi untuk pendidikan, pengalaman kerja dan pengalaman audit ditentukan seperti di atas dengan pertimbangan bahwa itu adalah kualifikasi yang diperlukan auditor untuk memperoleh pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan. 

1.      Pendidikan minimal D3 diperlukan untuk dapat berpikir secara analitik, logis, dan sistematik.

2.  Pengalaman kerja minimal 2 tahun dalam bisnis core yang sama atau dalam bidang QMS (Quality Management System) diperlukan untuk mendapatkan pengetahuan dan pemahaman terhadap suatu proses atau sistem.

3.    Pengalaman audit minimal 3x sebagai observer, dikarenakan di PT X ada 3 area yaitu paper, packaging dan office, maka seorang auditor diharapkan sudah pernah menjadi observer di 3 area tersebut.

Kualifikasi minimal untuk Lead Auditor ditentukan dengan kombinasi tabel di atas adalah sebagai berikut :

No	Parameter	Kualifikasi
1	Pendidikan	S1	S1	S1	D3
2	Pengalaman kerja	> 5 thn	> 5 thn	2 - 5 thn	> 5 thn
3	Pengalaman audit	4 - 6x	3x	4 - 6x	4 - 6x

Kualifikasi minimal untuk Auditor ditentukan dengan cara yang sama adalah sebagai berikut :

No	Parameter	Kualifikasi
1	Pendidikan	S1	D3	D3	D3
2	Pengalaman kerja	2 - 5 thn	> 5 thn	2 - 5 thn	2 - 5 thn
3	Pengalaman audit	3x	3x	4 - 6x	3x

Auditor yang kompeten adalah auditor yang memiliki kualifikasi seperti di atas.

Internal Audit Coordinator membuat dan meng-up date catatan kualifikasi untuk seluruh internal auditor PT X.

Pelatihan Auditor

Pelatihan internal audit dari lembaga pelatihan independen harus berisikan :

1.       Teori

a.       Pemahaman terhadap persyaratan Standard ISO 9001

b.      Pemahaman terhadap prinsip-prinsip, prosedur dan teknik audit

2.       Praktek (live audit exercise)

Auditor dinyatakan lulus dalam pelatihan internal audit jika mendapatkan nilai minimal tertentu dalam evaluasi yang diberikan di akhir pelatihan.

Pemeliharaan Kompetensi Auditor

Untuk memelihara kompetensi auditor dilakukan :

1.       Briefing oleh MR yang berisikan refreshment terhadap pemahaman Standard ISO 9001 serta pemahaman terhadap metode audit dan audit skills. Briefing dilakukan pada setiap menjelang pelaksanaan internal audit.

2.       Penilaian (evaluasi) terhadap auditor pada setiap pelaksanaan audit.

Evaluasi dilakukan oleh :

a.       Internal Audit Coordinator

Hal-hal yang dievaluasi :

-    Pengisian form audit dengan lengkap, benar dan tepat

-    Ketepatan dalam mengkategorikan temuan

-    Ketepatan tanggal verifikasi hasil audit

b.      Auditee

Hal-hal yang dievaluasi :

-    Kinerja audit

-    Ketepatan waktu audit (dari mulai sampai selesai)

-    Efisiensi penggunaan waktu audit

-    Kerjasama antar auditor

-    Teknis audit

-    Kejelasan dalam bertanya

-    Kesopanan auditor selama mengaudit

 Form Auditee’s Feedback terlampir

Seluruh hasil evaluasi dikumpulkan oleh Internal Audit Coordinator untuk selanjutnya disampaikan kepada MR. MR menyampaikan hasil evaluasi tersebut dalam briefing internal audit berikutnya.

Hasil evaluasi dijadikan sebagai input (dasar) dalam memelihara kompetensi auditor, yaitu sebagai dasar :

- Penentuan frekuensi keterlibatan auditor dalam setiap periode audit.

- Penentuan materi refreshment yang diberikan sesuai dengan kebutuhan.