CONTOH MEKANISME PELAKSANAAN SUPPLIER AUDIT

Supplier audit dilakukan sebagai salah satu tahapan dalam proses kualifikasi evaluasi supplier.

Tujuan Supplier Audit :

1. Untuk menentukan kemampuan supplier dalam melakukan pengiriman barang secara konsisten dan sesuai

dengan persyaratan mutu ke PT Soleh Sugianto.

2. Untuk mengevaluasi praktek-praktek mutu dan kontrol proses produksi dalam usaha meminimalkan risiko

pengiriman barang yang tidak sesuai ke PT Soleh Sugianto.

3. Untuk meninjau konsistensi supplier dalam memenuhi persyaratan PT Soleh Sugianto.

Kriteria Supplier Audit :

Kriteria audit yang dipakai mengacu kepada sistem manajemen mutu PT Soleh Sugianto yang dibakukan dalam bentuk checklist (supplier audit checklist terdapat pada dokumen terpisah).

Penilaian Pada Supplier Audit Checklist

Penilaian pada supplier audit checklist dilakukan dengan memberikan rating untuk tiap pertanyaan :

Rating Kriteria

0 Tidak ada sistem dan tidak ada implementasi

1 Ada sistem tetapi tidak ada implementasi atau ada implementasi tetapi tidak ada sistem

2 Ada sistem dan implementasi tetapi tidak konsisten

3 Ada sistem dan implementasi secara konsisten

4 Ada sistem, implementasi secara konsisten, dan melebihi dari yang diharapkan oleh BMJ

Status Rating

Status rating untuk hasil audit :

Rating Kategori Status

90% - 100% Satisfactory Passed

70% - 89% Good Passed

50% - 69% Fair Failed

0% - 49% Unsatisfactory Failed

Penghitungan rating status diperoleh dari :

Total score adalah jumlah dari rating untuk seluruh item pertanyaan pada checklist.

Total weight adalah jumlah dari rating tertinggi yaitu 4 (empat) dikalikan dengan jumlah pertanyaan pada checklist

yang applicable.

Siklus Audit

Siklus audit berdasarkan kategori hasil audit :

Kategory Siklus Audit

Satisfactory           1x / 3 tahun

Good                      1x / 2 tahun

Fair                         3x / 1 tahun *

Unsatisfactory       3x / 1 tahun *

* Apabila PT Soleh Sugianto ingin memperbaiki supplier yang bersangkutan sehingga masuk ke dalam status ”passed”

Penyampaian Laporan Hasil Audit

 PT Soleh Sugiantoakan menyampaikan laporan hasil audit ke supplier dalam waktu maksimal 10 (sepuluh) hari kerja setelah

pelaksanaan audit.

Tindak Lanjut Laporan Hasil Audit

Supplier harus menindaklanjuti laporan hasil audit, melengkapi form NCR dan mengirimkannya ke PT Soleh Sugiantodalam waktu

maksimal 1 (satu) bulan hari kalender setelah menerima laporan hasil audit dari PT Soleh Sugianto.

Note:

NCR (Form Internal Audit) Dibuat jika nilai dibawah 3 (0 – 2)

OR (Observasi) dibuat untuk point 3&4 jika ada potensi perbaikan

Requirement à Diisi sesuai dengan element pd checklist Supplier Audit (ex. A.1, A.2 dsb.)